Ausschreibung Sicherheitstechnik Leistungen
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Betrieb, Instandhaltung, Prüfkoordination, Störungsmanagement und rechtssichere Dokumentation sicherheitstechnischer Anlagen einschließlich Mängelmanagement und Betreiberunterstützung
Betreiberinteressen: Verfügbarkeit, Nachweisfähigkeit, Fristenkontrolle, Mängelschließung und klare Verantwortung. Hier finden Sie eine grobe Ausschreibungsstruktur für Betrieb und Instandhaltung sicherheitstechnischer Anlagen, inklusive Leistungsbild, Betreiberpflichten, Prüf-/Wartungsumfang, SLAs, Nachweisen, Eignungs- und Wertungskriterien.
- Gegenstand
- Regelwerke
- Anlagenumfang
- Leistungsumfang
- Regelbetrieb
- Instandhaltung
- Prüfmanagement
- Entstörungsmanagement und Bereitschaft
- Mängelklassifizierung
- Dokumentation und Berichtswesen
- Qualifikationsanforderungen an den Auftragnehmer
- Schnittstellen
- Vergütung
- Angebotsstruktur / Preisblatt
- Bewertungskriterien
- Beizufügende Unterlagen durch den Auftraggeber
- Betreiberentlastung
Der Auftraggeber schreibt den Betrieb, die Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Prüfkoordination, Störungsbeseitigung und Dokumentation der betrieblichen sicherheitstechnischen Anlagen an den Standorten [Standorte einfügen] aus.
Ziel ist die dauerhafte, nachweisbare und regelkonforme Betriebsbereitschaft aller sicherheitsrelevanten Anlagen. Die Arbeitgeber- bzw. Betreiberverantwortung verbleibt beim Auftraggeber; der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber fachkundig bei der Erfüllung der daraus resultierenden Pflichten. Die Arbeitsstättenverordnung verpflichtet den Arbeitgeber insbesondere zur Instandhaltung und regelmäßigen Funktionsprüfung von Sicherheitseinrichtungen wie Sicherheitsbeleuchtung, Brandmelde- und Feuerlöscheinrichtungen, Signalanlagen, Notaggregaten und Notschaltern.
Regelwerksrahmen
Die Leistung ist nach den jeweils geltenden gesetzlichen, behördlichen, technischen, berufsgenossenschaftlichen, versicherungsrechtlichen und herstellerseitigen Vorgaben zu erbringen. Die BetrSichV zielt auf sichere Verwendung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen und benennt hierfür unter anderem Instandhaltung, Prüfungen und Qualifikation von Prüfern als wesentliche Mittel.
Mindestens zu berücksichtigen sind, soweit konkret anwendbar:
| Bereich | Relevante Vorgaben / Regelwerke |
| Arbeitsschutz / Arbeitsstätten | ArbStättV, ASR, insbesondere ASR A2.2 „Maßnahmen gegen Brände“, ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge“, ASR A3.4 „Beleuchtung und Sichtverbindung“, ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“. Die frühere ASR A3.4/7 zur Sicherheitsbeleuchtung wurde aufgehoben; Inhalte wurden in andere ASR überführt. |
| Betriebssicherheit | BetrSichV, TRBS 1201 „Prüfungen und Kontrollen“, TRBS 1203 „Zur Prüfung befähigte Personen“; die BAuA weist die geltenden TRBS und deren Änderungsstände aus. |
| Instandhaltungssystematik | DIN 31051; sie beschreibt die Grundprinzipien der Instandhaltung und wurde 2019 überarbeitet. |
| Elektrische Anlagen | DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ sowie einschlägige VDE-Bestimmungen. |
| Brandschutzanlagen | ASR A2.2; DGUV Information 205-040 „Prüffristen im Brandschutz“, Ausgabe 2026.03, mit aktualisierten Begleitdokumenten zu Branderkennungs- und Alarmierungsanlagen, Löschanlagen sowie Rauch- und Feuerschutzabschlüssen. |
| Brandmelde- und Sprachalarmanlagen | DIN 14675-1 für Aufbau und Betrieb von BMA/SAA, DIN 14675-2 für Anforderungen an Fachfirmen; DIN VDE 0833-2:2022-06 gilt für Planung, Errichtung, Erweiterung, Änderung und Betrieb von Brandmeldeanlagen zusammen mit DIN VDE 0833-1 und DIN 14675-1. |
| Sicherheitsbeleuchtung | DIN EN 50172:2024-10 / VDE 0108-100; die Norm enthält Mindestanforderungen an Sicherheitsbeleuchtungsanlagen, Erstprüfung, kontinuierliche Überwachung und Wartung. |
| Feststellanlagen | DIBt-Bauartgenehmigungen sowie DIN 14677-1 für Instandhaltungsmaßnahmen und DIN 14677-2 für Kompetenzanforderungen an Personen, die Feststellanlagen instand halten. |
Die Ausschreibung umfasst alle sicherheitstechnischen Anlagen gemäß Anlagenkataster des Auftraggebers, insbesondere:
| Anlagengruppe | Leistungsstatus |
|---|---|
| Brandmeldeanlagen, Feuerwehrperipherie, Übertragungseinrichtungen | Betrieb, Wartung, Inspektion, Störungsbeseitigung, Prüfkoordination |
| Sprachalarmanlagen / Elektroakustische Notfallwarnsysteme | Betrieb, Wartung, Funktionsprüfung, Störungsmanagement |
| Sicherheitsbeleuchtung, Rettungszeichenleuchten, Zentralbatterieanlagen | Regelmäßige Funktions- und Betriebsdauertests, Wartung, Dokumentation |
| Feuerlöscheinrichtungen, Feuerlöscher, Wandhydranten, Löschanlagen | Wartung, Prüfung, Austausch, Mängelverfolgung |
| Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, NRA/MRA, Rauchschutzdruckanlagen | Wartung, Auslösungstests, Instandsetzung, Dokumentation |
| Brandschutzklappen, Rauchschutzklappen, RLT-Sicherheitsfunktionen | Wartung, Funktionsprüfung, Dokumentation |
| Feststellanlagen an Brandschutz- und Rauchschutztüren/-toren | Monatliche Betreiberkontrollen soweit beauftragt, jährliche Wartung durch Fachkraft |
| Fluchtwegsteuerungen, Notausgänge, Panik-/Notausgangsverschlüsse | Funktionsprüfung, Störungsbeseitigung, Freihalte- und Statuskontrolle |
| Notstromaggregate, USV, sicherheitsrelevante Stromversorgungen | Probeläufe, Lasttests soweit beauftragt, Wartung |
| Gaswarn-, CO-Warn-, Leckage- und Personen-Notsignal-Anlagen | Betrieb, Kalibrierung, Wartung, Prüfkoordination |
| Einbruchmelde-, Zutrittskontroll- und Videoanlagen | Soweit Bestandteil der betrieblichen Sicherheit beauftragt |
| Aufzüge mit Notruf-/Befreiungssystemen | Schnittstellenkoordination, Prüf- und Störungsnachverfolgung |
| Blitzschutz, Erdung, Potentialausgleich | Prüfkoordination, Mängelverfolgung |
Vertragsstart / Übernahmephase
Der Auftragnehmer hat innerhalb der ersten [30/60/90] Kalendertage nach Leistungsbeginn eine vollständige technische und dokumentarische Übernahme durchzuführen.
Dazu gehören:
Sichtung der Bestandsunterlagen, Prüfberichte, Wartungsnachweise, Mängellisten, Feuerwehrlaufkarten, Brandschutzkonzepte, Alarmorganisationen und Revisionsunterlagen.
Plausibilitätsprüfung des Anlagenkatasters gegen den realen Bestand.
Erstellung eines objektspezifischen Wartungs-, Prüf- und Maßnahmenplans.
Bewertung offener Mängel nach Kritikalität.
Benennung fehlender Unterlagen und Risiken.
Übergabe eines Übernahmeberichts mit Maßnahmenplan, Fristen und Verantwortlichkeiten.
Ausschreibungsklausel:
Der Auftragnehmer übernimmt die Anlagen nicht stillschweigend als mangelfrei. Festgestellte Bestandsmängel sind im Übernahmebericht zu dokumentieren. Nicht dokumentierte Mängel, die bei ordnungsgemäßer Übernahme erkennbar gewesen wären, gelten nach Ablauf der Übernahmephase als vom Auftragnehmer erkannt oder erkennbar.
Der Auftragnehmer schuldet die laufende Betriebsunterstützung der sicherheitstechnischen Anlagen. Dazu gehören:
regelmäßige Anlagenbegehungen,
Bedienung und Statuskontrolle,
Störungsannahme und Störungsverfolgung,
Abschalt-, Ersatz- und Wiederinbetriebnahmeverfahren,
Koordination mit Feuerwehr, Leitstelle, Sachverständigen, Versicherern und Behörden, soweit beauftragt,
Pflege von Betriebs-, Wartungs- und Prüfbüchern,
Mitwirkung bei Alarmproben, Evakuierungsübungen und betrieblichen Sonderlagen,
Beratung des Auftraggebers bei nutzungsbedingten Änderungen mit Relevanz für sicherheitstechnische Anlagen.
Die Instandhaltung umfasst mindestens:
| Maßnahme | Inhalt |
|---|---|
| Inspektion | Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands |
| Wartung | Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des Abnutzungsvorrats |
| Instandsetzung | Wiederherstellung des Soll-Zustands nach Störung oder Mangel |
| Verbesserung | Schwachstellenbeseitigung ohne unzulässige Änderung der genehmigten Funktion |
Alle Instandhaltungsmaßnahmen sind nach Herstellerangaben, anerkannten Regeln der Technik, bauaufsichtlichen Zulassungen bzw. Bauartgenehmigungen, Prüfvorgaben, Versicherungsauflagen und objektbezogenen Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen.
Sicherheitsrelevante Anlagen dürfen nicht lediglich „auf Sicht“ gewartet werden. Erforderlich sind funktionsbezogene Prüfungen, dokumentierte Mess-/Prüfergebnisse, eindeutige Mängelbewertung und Nachverfolgung bis zur Schließung des Mangels.
Der Auftragnehmer führt ein zentrales Prüf- und Fristenmanagement für alle beauftragten Anlagen. Dazu gehören:
Ermittlung und Pflege aller Prüffristen,
Terminierung und Koordination wiederkehrender Prüfungen,
Abstimmung mit befähigten Personen, Sachkundigen, Sachverständigen, Prüfsachverständigen und zugelassenen Überwachungsstellen,
Begleitung von Prüfungen,
Bereitstellung der notwendigen Unterlagen,
Bewertung der Prüfberichte,
Erstellung und Nachverfolgung von Mängelmaßnahmen,
monatliches Reporting des Prüfstatus.
Der Auftragnehmer stellt eine durchgängige Störungsannahme sicher. Für kritische Anlagen ist eine 24/7-Bereitschaft vorzusehen
| Priorität | Definition | Reaktionszeit | Vor-Ort-Zeit | Maßnahme |
|---|---|---|---|---|
| P1 – Gefahr / Totalausfall | Ausfall BMA, SAA, Löschanlage, Sicherheitsbeleuchtung, Notstrom, Fluchtwegsteuerung oder vergleichbare Gefährdung | max. 15 Minuten telefonisch | max. 2 Stunden | Sofortmaßnahme, Ersatzmaßnahme, Entstörung |
| P2 – erhebliche Funktionsbeeinträchtigung | Teilstörung mit sicherheitsrelevantem Risiko | max. 30 Minuten | max. 4 Stunden | Diagnose, Sicherung, Reparaturplanung |
| P3 – sonstige Störung | Keine unmittelbare Gefährdung, aber Funktionsmangel | max. 4 Stunden | nächster Arbeitstag | Instandsetzung nach Freigabe |
| P4 – Komfort-/Dokumentationsmangel | Keine akute Funktionsbeeinträchtigung | 1 Arbeitstag | nach Abstimmung | planbare Erledigung |
| Klasse | Beschreibung | Fristvorgabe |
|---|---|---|
| A – kritisch | unmittelbare Gefahr, rechtlich/behördlich nicht tolerierbarer Zustand, Ausfall zentraler Schutzfunktion | sofortige Sicherung, unverzügliche Mängelbeseitigung |
| B – wesentlich | erhebliche Einschränkung der Schutzfunktion, Fristüberschreitung, wiederkehrende Störung | Maßnahmenplan binnen 2 Arbeitstagen, Beseitigung nach Freigabe |
| C – gering | kein unmittelbarer Einfluss auf Schutzfunktion, aber dokumentations- oder zustandsrelevant | Beseitigung im nächsten Wartungsfenster |
| D – Empfehlung | Verbesserung, Obsoleszenz, Ersatzteilrisiko, Effizienzmaßnahme | Aufnahme in Jahresmaßnahmenplan |
Der Auftragnehmer führt eine vollständige digitale Anlagendokumentation. Vertragsbestandteile sind:
Anlagenkataster,
Wartungs- und Prüfplan,
Wartungsberichte,
Prüfberichte,
Störungsberichte,
Mängel- und Maßnahmenliste,
Abschalt- und Ersatzmaßnahmenprotokolle,
Ersatzteil- und Obsoleszenzliste,
Nachweise der Fachkunde,
Revisionsunterlagen,
Fotodokumentation,
Monats- und Jahresberichte.
Der Bieter hat mit Angebotsabgabe folgende Nachweise vorzulegen:
| Nachweis | Mindestanforderung |
| Fachfirma BMA/SAA | Zertifizierung bzw. gleichwertiger Nachweis nach DIN 14675-2 für die relevanten Phasen, insbesondere Betrieb/Instandhaltung |
| Elektrofachkräfte | Nachweis geeigneter Elektrofachkräfte für Arbeiten an elektrischen Anlagen |
| Befähigte Personen | Nachweis für Prüfungen nach BetrSichV/TRBS, soweit beauftragt |
| Fachkraft Feststellanlagen | Kompetenznachweis nach DIN 14677-2 |
| Sicherheitsbeleuchtung | Fachkunde für Betrieb, Prüfung und Wartung nach einschlägigen VDE-/DIN-Anforderungen |
| Herstellerautorisierungen | Für proprietäre Systeme, Softwarezugänge, Parametrierung und Ersatzteile |
| Arbeitsschutzorganisation | Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, PSA, Freigabeverfahren |
| Qualitätsmanagement | ISO 9001 oder gleichwertig; bei kritischen Anlagen zusätzlich internes Vier-Augen-Prinzip |
| Referenzen | Mindestens drei vergleichbare Referenzen mit sicherheitstechnischen Anlagen in ähnlich komplexen Liegenschaften |
Der Auftragnehmer koordiniert seine Leistungen mit folgenden Beteiligten:
Objektmanagement / Facility Management,
Arbeitsschutz / Fachkraft für Arbeitssicherheit,
Brandschutzbeauftragter,
Sicherheitsdienst / Werkschutz,
Feuerwehr / Konzessionär / Alarmempfangsstelle,
Versicherer,
Sachverständige / Prüfsachverständige,
zugelassene Überwachungsstellen,
Errichter- und Herstellerfirmen,
Betreiber kritischer Produktions- oder Laborbereiche,
IT / Informationssicherheit bei vernetzten Anlagen,
Datenschutzverantwortliche bei Video-, Zutritts- und Überwachungssystemen.
Empfohlen wird eine klare Trennung zwischen Pauschal-, Einheitspreis- und Nachweisleistungen.
| Vergütungsart | Inhalt |
|---|---|
| Monatspauschale | Regelbetrieb, Inspektion, Wartung, Fristenmanagement, Berichtswesen, normale Koordination |
| Einheitspreise | Prüfungen je Anlagentyp, Meldertausch, Batterietausch, Leuchtentausch, Brandschutzklappenprüfung, Türprüfung |
| Stundenlohnarbeiten | Störungsbeseitigung, Instandsetzungen, Sonderleistungen nach Freigabe |
| Material | Nach Aufwand mit offenem Aufschlag oder festem Ersatzteilpreisblatt |
| Bereitschaft | Separat ausweisen: 24/7-Pauschale, Einsatzpauschale, Vor-Ort-Sätze |
| Projektleistungen | Modernisierung, Umbauten, Erweiterungen, Softwaremigration, neue Feuerwehrlaufkarten |
Der Bieter hat sein Angebot mindestens wie folgt aufzubauen:
| Position | Beschreibung | Einheit | Menge | EP | GP |
| 1 | Übernahmephase inkl. Bestandsprüfung | pauschal | 1 | ||
| 2 | Monatliche Betriebsführung sicherheitstechnische Anlagen | Monat | 12 | ||
| 3 | Wartung BMA/SAA | Anlage/Jahr | |||
| 4 | Wartung Sicherheitsbeleuchtung | Anlage/Jahr | |||
| 5 | Wartung RWA/NRA/MRA | Anlage/Jahr | |||
| 6 | Wartung Feststellanlagen | Stück/Jahr | |||
| 7 | Wartung Feuerlöscher / Wandhydranten | Stück/Jahr | |||
| 8 | Wartung Notstrom/USV | Anlage/Jahr | |||
| 9 | Störungsbereitschaft 24/7 | Monat | 12 | ||
| 10 | Einsatz P1 werktags | Einsatz | |||
| 11 | Einsatz P1 nachts/Feiertag | Einsatz | |||
| 12 | Stundenlohn Elektrofachkraft | Stunde | |||
| 13 | Stundenlohn Servicetechniker Sicherheitstechnik | Stunde | |||
| 14 | Projektleiter / Fachplaner | Stunde | |||
| 15 | Dokumentationspflege / CAFM-Datenpflege | Stunde | |||
| 16 | Ersatzteile gemäß Ersatzteilpreisliste | Anlage | 1 |
Für die Zuschlagswertung empfiehlt sich nicht der niedrigste Preis allein. Sicherheitstechnische Anlagen sind betreiberkritisch
| Kriterium | Gewichtung |
|---|---|
| Preis | 40 % |
| Fachliche Qualifikation und Zertifikate | 20 % |
| Betriebskonzept / Wartungs- und Prüfmanagement | 20 % |
| Störungsmanagement / Reaktionszeiten / Ersatzteilkonzept | 10 % |
| Dokumentation, Reporting, CAFM-Fähigkeit | 10 % |
Ausschlusskriterien:
fehlende Fachfirma- bzw. Fachkundenachweise für kritische Anlagen,
keine 24/7-Störungsannahme bei kritischen Anlagen,
keine belastbaren Referenzen,
keine Bereitschaft zur digitalen Dokumentation,
kein nachvollziehbares Mängel- und Fristenmanagement,
fehlende Herstellerzugänge bei proprietären Systemen.
Der Ausschreibung sollten beigefügt werden:
Anlagenkataster,
Grundrisse und Anlagenstandorte,
Brandschutzkonzept,
Feuerwehrlaufkarten und Feuerwehrpläne,
Alarm- und Evakuierungsorganisation,
letzte Prüfberichte,
Wartungsverträge und Wartungshistorie,
offene Mängellisten,
Genehmigungen, Auflagen, Bauartgenehmigungen,
Herstellerunterlagen,
GLT-/CAFM-Schnittstellenbeschreibung,
Objekt- und Sicherheitsordnung,
Zutrittsregelungen,
Betriebszeiten und Sperrzeiten,
kritische Produktions-, Labor- oder Sonderbereiche.
Vertragsklausel zur Betreiberentlastung
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich schriftlich auf alle Umstände hinzuweisen, die den sicheren, regelkonformen oder genehmigungskonformen Betrieb der beauftragten sicherheitstechnischen Anlagen beeinträchtigen oder beeinträchtigen können. Dies gilt insbesondere für Fristüberschreitungen, wiederkehrende Störungen, fehlende Unterlagen, unvollständige Prüfungen, nicht verfügbare Ersatzteile, Softwareabkündigungen, behördliche Auflagen, nicht genehmigte Änderungen und erkennbare Abweichungen von Brandschutzkonzept, Nutzung oder genehmigtem Zustand.
Unterbleibt ein erforderlicher Hinweis, haftet der Auftragnehmer im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen für daraus entstehende Schäden, Mehrkosten und Verzögerungen.