Schließanlagen

Die ETA oder das entsprechende Europäische Bewertungsdokument dienen als harmonisierte Bewertungsgrundlage im Rahmen der Bauproduktenverordnung, wenn keine spezifische Norm für ein Bauprodukt existiert. Für neuartige Schließsysteme – etwa elektronische Zugangskontrollen mit biometrischen Merkmalen – stellt eine ETA sicher, dass deren Leistungsfähigkeit und Sicherheit nach einheitlichen europäischen Kriterien geprüft und bestätigt wurden. Facility Manager profitieren von einer ETA, da sie auch bei innovativen oder proprietären Produkten nachvollziehen können, dass diese den erforderlichen Leistungsanforderungen genügen. In der Praxis sollte die ETA gemeinsam mit den übrigen Konformitätsnachweisen aufbewahrt werden. Wird eine Schließanlage beschafft, die nicht von harmonisierten Normen erfasst ist, muss darauf geachtet werden, dass eine gültige Europäische Technische Bewertung vorliegt. So werden rechtliche Lücken in der Produktauswahl vermieden und die zuverlässige Leistung der Anlage durch einen unabhängigen Nachweis belegt.

Die EG-Konformitätserklärung bildet die juristische Grundlage dafür, dass ein Schließsystem im europäischen Binnenmarkt in Verkehr gebracht und betrieben werden darf. Darin bestätigt der Hersteller, dass alle Komponenten – ob mechanisch oder elektrisch – der Schließanlage die geltenden EU-Richtlinien erfüllen. Bei elektronischen Schließsystemen umfasst dies beispielsweise die Einhaltung der Niederspannungsrichtlinie, der EMV-Richtlinie und gegebenenfalls der Funkanlagenrichtlinie, zusätzlich zu den Anforderungen der Bauproduktenverordnung. Für Facility Manager ist die Konformitätserklärung ein zentraler Nachweis, um gegenüber Behörden, Prüfstellen oder Versicherern belegen zu können, dass das installierte System alle vorgeschriebenen Sicherheits- und Qualitätsanforderungen erfüllt. Diese Erklärung muss für jedes relevante Gerät verfügbar sein und sollte im Rahmen der Anlagenverwaltung dokumentiert werden. Bei Inspektionen – etwa durch Arbeitsschutzbehörden oder Sachverständige – ist die aktuelle und vollständige Konformitätserklärung vorzulegen, um die ordnungsgemäße Installation und den sicheren Betrieb der Schließanlage nachzuweisen.

Die Leistungserklärung gemäß Bauproduktenverordnung schafft Transparenz über die deklarierten Eigenschaften eines Bauprodukts und bildet die Grundlage für dessen CE-Kennzeichnung. In der DoP legt der Hersteller zum Beispiel fest, welcher Widerstandsgrad gegen mechanische Beanspruchung, welche Korrosionsschutzklasse oder welche Feuerwiderstandsdauer für die Schließanlage erreicht werden. Facility Manager können anhand der Leistungserklärung verifizieren, ob ein eingebautes Produkt die vertraglich vereinbarten und normativ geforderten Eigenschaften (z.B. Verschleißfestigkeit, Einbruchsicherheit, Brandschutz) aufweist. Im Schadens- oder Garantiefall dient die DoP als wichtiges Referenzdokument gegenüber Herstellern oder Versicherern, um die zugesicherten Leistungen nachzuweisen. Daher sollte die Leistungserklärung griffbereit in der technischen Dokumentation des Gebäudes verwaltet werden. Hersteller sind gesetzlich verpflichtet, DoP-Unterlagen mindestens zehn Jahre vorzuhalten – im Facility Management empfiehlt es sich jedoch, die DoP über die gesamte Nutzungsdauer der Schließanlage aufzubewahren. So kann bei Austausch oder Erweiterung der Anlage jederzeit auf die ursprünglich deklarierten Leistungsdaten zurückgegriffen werden, um die Kompatibilität und Compliance sicherzustellen.

Dieser Nachweis stellt sicher, dass Schließanlagen auch jenseits der EU-Harmonisierung den deutschen bauordnungsrechtlichen Anforderungen genügen. Insbesondere für Komponenten mit Einfluss auf den Brandschutz oder die Fluchtwegsicherheit (z.B. selbstverriegelnde Panikschlösser oder elektrische Türöffner in Notausgängen) verlangen die Landesbauordnungen einen Verwendbarkeitsnachweis. Ein Allgemeines bauaufsichtliches Prüfzeugnis (abP) wird von einer anerkannten Prüfstelle – oft in Abstimmung mit dem DIBt – ausgestellt, wenn für das Produkt keine geregelten technischen Anforderungen vorliegen. Für den Facility Manager bedeutet dies, dass vor dem Einbau einer nicht harmonisierten Schließkomponente geprüft werden muss, ob ein gültiges Prüfzeugnis vorliegt. Das abP-Dokument wird üblicherweise vom Hersteller zur Verfügung gestellt und muss in der Bauakte des Gebäudes hinterlegt werden. Bei späteren Abnahmen oder Begehungen (etwa durch Sachverständige oder die Bauaufsicht) dient es als Beleg, dass die eingesetzte Schließanlage legal verwendet werden darf und den notwendigen Sicherheitsanforderungen entspricht. Wichtig ist, dass die im Prüfzeugnis genannten Einbauvorschriften und Wartungsbedingungen strikt eingehalten werden, da der Nachweis sonst seine Gültigkeit verlieren kann.

Die allgemeine bauaufsichtliche Zulassung (abZ) ist ein nationaler Verwendbarkeitsnachweis, der zum Einsatz kommt, wenn für ein Schließsystem keine europäische Harmonisierung vorliegt oder zusätzliche nationale Anforderungen gelten. Sie wird vom DIBt in Berlin erteilt und legt genau fest, unter welchen Bedingungen das Produkt eingebaut und betrieben werden darf. Für Facility Manager ist eine abZ besonders bei neuartigen oder komplexen Schließsystemen wichtig – beispielsweise digitalen Master-Key-Systemen oder speziellen Fluchtwegeschlössern –, um die Rechtssicherheit des Betriebs zu gewährleisten. Die Zulassungsdokumente enthalten technische Auflagen, etwa für welche Gebäudeklassen oder Türtypen das System zugelassen ist und welche Wartungsintervalle erforderlich sind, damit die Zulassung gültig bleibt. Es ist Aufgabe des Facility Managements, die Gültigkeit solcher Zulassungen im Blick zu behalten. Wenn eine abZ ein Ablaufdatum hat oder das Schließsystem im Gebäude erneuert wird, muss rechtzeitig eine Verlängerung oder neue Zulassung beantragt werden. Nur so ist sichergestellt, dass der Betrieb der Schließanlage durchgängig den bauordnungsrechtlichen Vorgaben entspricht.

Das Produktdatenblatt für Schließzylinder liefert alle entscheidenden technischen Kenndaten, um den Betrieb und die Instandhaltung der Schließanlage fachgerecht sicherzustellen. Darin finden sich beispielsweise Angaben zur Not- und Gefahrenfunktion eines Zylinders (d.h. ob er trotz steckendem Schlüssel von der Gegenseite schließbar ist), zum Aufbohr- und Abreißschutz, zur passenden Schlüsselnummer und zum zulässigen Temperatur- sowie Feuchtebereich. Diese Details sind unerlässlich, wenn defekte oder verlorene Zylinder ersetzt werden müssen – nur mit dem Datenblatt kann gewährleistet werden, dass ein Ersatz-Zylinder dieselbe Sicherheitsstufe, Passgenauigkeit und Materialgüte aufweist wie das Originalteil. Darüber hinaus fordern viele Versicherungen in Deutschland für bestimmte Türen einen Mindest-Sicherheitsstandard (z.B. VdS-anerkannte Profilzylinder für Außentüren). Anhand des Produktdatenblatts kann der Facility Manager gegenüber Prüfern oder Versicherern belegen, dass die verbauten Zylinder diesen Standards entsprechen. Auch im Rahmen interner Audits oder Risikoanalysen wird das Datenblatt herangezogen, um zu bewerten, ob die Schließanlage noch den aktuellen Sicherheitsanforderungen genügt oder ob ein Upgrade – etwa auf korrosionsbeständigere oder manipulationssichere Zylinder – angeraten ist.

Der Schließplan bildet das Rückgrat der organisatorischen Sicherheit im Gebäude. In ihm wird festgelegt, welcher Schlüssel welche Türen öffnen kann und welche Personen oder Gruppen Zugang zu bestimmten Bereichen haben. Ein gut geführter Schließplan gewährleistet Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Jede Schlüsselübergabe oder -rücknahme wird dokumentiert, sodass bei Schlüsselverlust umgehend ersichtlich ist, welche Bereiche betroffen sind. Im deutschen Facility Management ist es üblich, den Schließplan unter strikter Vertraulichkeit zu führen – oft digital in einem CAFM-System oder mittels spezialisierter Schließplan-Software. Der Plan muss laufend gepflegt werden: Veränderungen wie Mieterwechsel, Abteilungsumbauten oder sicherheitsrelevante Umstufungen von Bereichen erfordern eine sofortige Anpassung des Schließplans. Nur so kann das Risiko unbefugter Zutritte minimiert und im Ereignisfall (z.B. nach einem Einbruch oder Sicherheitsvorfall) exakt nachvollzogen werden, welcher Personenkreis Zugang hatte. Ein aktueller Schließplan ist zudem Teil des Sicherheitskonzepts und wird bei internen Audits (etwa im Rahmen von ISO-Zertifizierungen) oder behördlichen Überprüfungen als Nachweis für ein funktionierendes Zutrittskontrollmanagement herangezogen.